POLITICĂ PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL ȘI CONFIDENȚIALITATEA ACESTORA
INTRODUCERE
„Asociația Ateliere Protejate”, cu sediul în București, Str. Secerișului, Nr. 15, Sector 4, București, înmatriculată la Registrul Asociațiilor și Fundațiilor al Judecătoriei Sector 4, București, nr. 57/2002, Partea I A, secțiunea 1, Cod Fiscal 14574399, cont în lei: RO84BTRLRONCRT0546180701, BANCA TRANSILVANIA S.A., telefon 021/3323330 legal reprezentată prin dl. Cozma Cătălin, cu funcția de Președinte, își ia angajamentul de a lua toate măsurile necesare pentru protejarea datelor cu caracter personal ale beneficiarilor, voluntarilor și salariaților săi, cu respectarea tuturor reglementărilor în vigoare la nivel național și european. Prezentul document descrie cum vor fi implementate aceste măsuri.
Art. 1. SCOP, APLICABILITATE ȘI IMPLEMENTARE
1.1. Prezenta politică stabilește măsuri tehnice și organizatorice pentru îndeplinirea obli- gațiilor referitoare la securitatea și controlul sistemelor informatice, în vederea asigurării confidențialității datelor și informațiilor precum și pentru păstrarea în siguranță a acestora, în cadrul activităților curente executate de Asociație. Prin cerințe minime de securitate este avut în vedere un complex de măsuri tehnice, informatice, organizatorice, logistice, proceduri și politici de securitate prin care să se asigure nivelul minim de securitate prevăzut în legislația națională și europeană.
1.2. Aceste reguli se aplică prelucrării datelor cu caracter personal prin sisteme electronice și prin mijloace de colectare pe suport fizic – hârtie.
1.3. Asociatia poate aduce adăugiri regulilor stipulate în prezenta politică prin proceduri și notificări care vor fi în concordanță cu prevederile de față și legislația aplicabilă, dacă este cazul.
1.4. Prezenta politică intră în vigoare începând cu data de 25 Mai 2018 și regulile pre- văzute în cadrul său sunt obligatorii pentru Asociatie, precum și pentru orice salariat/voluntar sau prepus al acestora. Prezenta politică va fi publicată pe site-ul al asociatiei.
1.5. Prezenta politică abrogă și înlocuiește orice alte reguli, proceduri sau uzanțe ante- rioare, precum și orice documente folosite în scopul prelucrării datelor cu caracter personal, în măsura în care acestea din urmă prevăd drepturi limitate față de cele din prezenta politică.
1.6. În cazul în care există întrebări sau nelămuriri în ceea ce privește aplicabilitatea prezentei politici sau a oricărei părți din aceasta, precum și în cazul în care situații ivite în practică nu sunt suficient acoperite de regulile prevăzute în prezenta, oricare salariat/voluntar sau prepus al Asociatiei va solicita punctul de vedere al Responsabilului cu protecția datelor înainte de a proceda la prelucrarea datelor personale.
Art. 2. TEMEI PENTRU PRELUCRAREA DATELOR PERSONALE. TERMENE ȘI CONDIȚII DE PĂSTRARE ALE DATELOR
2.1. Datele cu caracter personal vor fi colectate, folosite, transferate și procesate pentru unul dintre următoarele motive, diferențiate în funcție de natura datelor personale prelucrate, respectiv de natura relației persoanei fizice, ale cărei date sunt prelucrate cu Asociatia: o obli- gație legală ce incumbă Asociația și/sau persoanei fizice ale cărei date personale sunt prelu- crate; un interes legitim al Asociației; executarea unui contract sau pregătirea executării unui
contract în care persoana ale cărei date sunt prelucrate este fie parte, fie beneficiar; con- simțământul informat al persoanei vizate, exprimat în scris, anterior prelucrării.
2.2. Categoriile de date cu caracter personal ce vor fi prelucrate de Asociatie sunt în funcție de natura relației persoanelor vizate:
a) date personale ale angajatilor: date de identificare precum nume, adresă, cod numeric personal și date de contact; date legate de starea de sănătate; date biometrice, precum imagini foto/video.
b) date personale ale voluntarilor: date de identificare precum nume, adresă, cod numeric personal și date de contact; date legate de starea de sănătate; date biometrice, precum imagini foto/video.
c) date personale ale beneficiarilor și ale reprezentanților legali ai beneficiarilor (dacă este cazul): date de identificare precum nume, adresă, cod numeric personal; date legate de starea de sănătate; date biometrice, precum imagini foto/video; date de contact, precum număr de te- lefon, adresă de email.
2.3. Datele cu carcter personal vor fi colectate având următoarele temeiuri juridice, în funcție de natura relației cu Asociația a persoanei vizate și în funcție de tipul de date colecta- te:
I. Beneficiari ai Asociatiei:
I.1. Datele personale ale beneficiarilor care participă la programele și acțiunile organizate de Asociatie, cum ar fi numele, adresa, seria și numărul cărții de identitate, codul numeric personal vor fi prelucrate în vederea participării acestora la programe și acțiuni, cum ar fi re- petitii/concursuri dansuri, antrenamente/concursuri de înot, competiții sportive, tabere, excur- sii și diferite alte activitați organizate de către Asociație.
I.2 Datele speciale, precum cele privitoare la starea de sănătate, precum adeverințe și cer- tificate care atestă starea de sănătate a beneficiarilor vor fi prelucrate în vederea asigurării că participarea la activități sportive nu va afecta negativ integritatea fizică a beneficiarilor în tim- pul desfășurării competițiilor și/sau a activităților sportive, precum și pentru a demonstra eli- gibilitatea pentru activitățile derulate în funcție de cerințele organizatorilor parteneri (număr de participant, dizabilitatăți care afectează intelectul astfel încât coeficientul de inteligență este mai mic de 70, în funcție de abilitatea beneficiarului față de cerințele evenimentului, în funcție de participarea la antrenamente, etc.) de Asociația Ateliere Protejate.
I.3. Datele de contact ale beneficiarilor, cum ar fi număr de telefon, adresă de corespon- dență, adresă de email, vor fi prelucrate în vederea transmiterii informațiilor relevante asupra defășurării activitatilor organizate de Asociatie.
I.4. Datele biometrice ale beneficiarilor, precum imaginile foto/video, ale beneficiarilor, vor putea fi folosite de Asociatie pentru a fi postate în social media sau pe pagină web a Aso- ciației, pentru a promova activitățile filantropice desfășurate de aceasta, cauzele susținute, precum și pentru a atrage atenția asupra problematicii dizabilității și a integrării sociale a per- soanelor cu dizabilități.
Toate aceste date vor fi prelucrate în baza consimțământului informat, acordat pentru fiecare tip de date în parte, exprimat anterior prelucrării.
În cazul în care consimțământul nu se acordă pentru datele prevăzute la punctele I.1, I.2 și
I.3 si I.4 respectivele persoane vizate nu pot participa la programele/proiectele și activitățile organizate de Asociația Ateliere Protejate.
II. Voluntari ai Asociației:
II.1. Datele personale ale voluntarilor care participă la programele și acțiunile organizate de Asociație cum ar fi numele, adresa, seria și numărul cărții de identitate, codul numeric per – sonal, precum și datele speciale privitoare la starea de sănătate (adeverințe și certificate care atestă starea de sănătate) vor fi prelucrate în baza Legii nr. 78/2014, precum și pentru verifica – rea stării de sănătate corespunzătoare pentru desfășurarea anumitor activități, unde este cazul.
II.2 Datele de contact ale voluntarilor, cum ar fi număr de telefon, adresă de corespon- dență, adresă de email, vor fi prelucrate în vederea transmiterii informațiilor relevante asupra defășurării activităților organizate de Asociatie.
II.3. Datele biometrice ale voluntarilor, precum și imaginile foto/video, vor putea fi folosi- te de Asociație, pentru a fi postate în social media sau pe propria pagină web pentru a promo – va competițiile și activitățile filantropice desfășurate de aceasta și pentru a promova cauzele susținute, inclusiv voluntariatul. Aceste date vor fi colectate și prelucrate în baza consim- țământului informat, exprimat anterior prelucrării.
III. Angajati ai Asociației:
III.1. Datele personale ale angajaților care participă la programele și acțiunile organizate de Asociație cum ar fi numele, adresa, seria și numărul cărții de identitate, codul numeric per – sonal, precum și datele speciale privitoare la starea de sănătate (adeverințe și certificate care atestă starea de sănătate) vor fi prelucrate în baza Legii nr. 78/2014, precum și pentru verifica – rea stării de sănătate corespunzătoare pentru desfășurarea anumitor activități, unde este cazul.
III.2 Datele de contact ale angajaților, cum ar fi număr de telefon, adresă de corespon- dență, adresă de email, vor fi prelucrate în vederea transmiterii informațiilor relevante asupra defășurării activităților organizate de Asociatie.
III.3. Datele biometrice ale angajaților, precum și imaginile foto/video, vor putea fi folosi- te de Asociație, pentru a fi postate în social media sau pe propria pagină web pentru a promo – va competițiile și activitățile filantropice desfășurate de aceasta și pentru a promova cauzele susținute. Aceste date vor fi colectate și prelucrate în baza consimțământului informat, expri- mat anterior prelucrării.
2.4. Datele cu caracter personal prelucrate în conformitate cu articolele de mai sus vor fi păstrate (până la cererea retragerii documentelor din Asociație de către angajat/beneficiar/aparținător/voluntar) atât timp cât este necesar pentru a îndeplini scopul în care au fost prelucrate, cu excepția situațiilor în care Asociația este obligată printr-un act nor- mativ să păstreze aceste date o perioadă mai lungă de timp.
2.5. În vederea îndeplinirii prevederilor art. 5, lit. e) din Regulamentul nr. 679/2016 al Parlamentului European și al Consiliului Uniunii Europene (denumit în continuare Regula- mentul), datele cu caracter personal vor fi păstrate pentru următoarele durate de timp, în func- ție de categoria persoanelor vizate:
I. Datele cu caracter personal ale angajaților, datele cu caracter personal ale voluntarilor, datele personale ale beneficiarilor și ale reprezentaților acestora (nume, adresă, CNP, date cu- prinse în cartea de identitate/pașaport, precum și datele privitoare la starea de sănătate, după caz), cuprinse în documente justificative (în înțelesul art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991), se vor păstra timp de 10 ani, începând cu data încheierii exercițiului financiar în care au fost colectate (în cazul în care angajaților, voluntarilor sau beneficiarilor li se colec- tează date în vederea decontării unor cheltuieli de transport și/sau cazare și/sau masă).
II. Datele cu caracter personal care nu sunt cuprinse în documente justificative conform articolului anterior, inclusiv datele speciale de sănătate, vor fi păstrate pentru o perioadă de 5 ani.
III. Datele biometrice (imagini foto/video) ale angajaților / ale voluntarilor / ale beneficia- rilor / ale reprezentanților acestora vor fi șterse din evidențele Asociației și din postările aces- teia în social media (cele personale – rămânând cele de grup în care a dorit să fie cu ceilalti participanti la evenimente) în termen de cel mult 30 de zile (de la data solicitării persoanelor vizate sau de la data retragerii consimțământului).
IV. Datele de contact ale beneficiarilor (adresă de email, adresă, număr de telefon) vor fi șterse în termen de maximum 30 de zile, de la data solicitării scrise a persoanelor vizate.
2.6. Datele personale vor fi păstrate în format electronic, iar în subsidiar în format hârtie. Asociatia, va depune toate eforturile pentru a limita cantitatea de date pe suport hârtie și trans- formarea acestora în date în format electronic.
2.7. Asociatia va limita prelucrarea datelor cu caracter personal doar la acele date care sunt în mod rezonabil necesare pentru îndeplinirea scopului pentru care se face prelucrarea sau pentru îndeplinirea oricăror obligații legale ale Asociației sau ale persoanei vizate.
2.8. Toți salariații Asociației se vor angaja, prin acorduri de confidențialitate să păstreze secretul datelor cu caracter personal pe care le prelucrează, pentru îndeplinirea atribuțiilor de serviciu. Este strict interzisă transmiterea oricăror date cu caracter personal către părți terțe, cu excepția acelor situații care apar ca urmare a unor dispoziții legale imperative. În acest sens, este strict interzis personalului Asociației, ca în cazul în care relațiile de muncă încetea- ză, să folosească, să copieze sau să distribuie către terțe părți baze de date sau documente con- ținând date cu caracter personal ale beneficiarilor sau salariaților Asociației. Încălcarea acestei prevederi poate atrage răspunderea administrativă, civilă sau penală, după caz.
Art. 3. DECIZII AUTOMATE ȘI CREAREA DE PROFILURI
3.1. Asociatia nu va solicita date personale prin intermediul site-ului web propriu și nu va distribui unități de informație de tipul cookies, clear GIFs, fișiere log sau alte asemenea.
3.2. Asociația nu va folosi niciun fel de program, cod sau algoritm care să producă decizii automate referitoare la persoanele vizate sau la vizitatorii propriului site web sau să creeze profiluri.
Art. 4. TRANSFERUL DATELOR CU CARACTER PERSONAL CĂTRE TERȚE PĂRȚI
4.1. Datele personale ale angajaților, ale voluntarilor și beneficiarilor/apartinatorilor, pot fi transmise de Asociație către finanțatorii proiectelor sau activităților organizate de aceasta. Datele astfel transmise nu vor putea fi folosite sub nicio formă în scopuri comerciale sau de marketing.
4.2. Datele cu caracter personal ale angajaților, ale voluntarilor și beneficiarilor/apartina- torilor, colectate și prelucrate de Asociație pot fi transmise către terțe părți dacă această obli- gație incumbă Asociația printr-un act normativ, ca urmare a solicitării persoanei vizate sau la solicitarea unei entități publice, în vederea îndeplinirii atribuțiilor specifice care îi revin prin lege.
4.3. De asemenea, în vederea desfășurării în bune condiții a competițiilor și/sau a activi – tăților organizate de Asociație, aceasta poate transmite datele de contact ale angajaților, ale voluntarilor și/sau beneficiarilor/apartinatorilor către unități hoteliere sau agenții de turism sau operatori de transport naționali/internaționali, pentru a rezerva locuri de cazare sau bilete de transport, participarea la evenimente unde necesita date personale ale căror costuri vor fi suportate de Asociație în numele beneficiarilor sau voluntarilor respectivi.
4.4. Orice alt transfer al datelor cu caracter personal va putea fi efectuat de Asociație doar în condițiile obținerii consimțământului expres, prealabil și în scris al persoanei vizate.
Art. 5. EXERCITAREA DREPTURILOR PERSOANELOR VIZATE
5.1. În vederea respectării drepturilor persoanelor vizate, Asociația va publica pe site-ul propriu informări cu privire la aceste drepturi, astfel cum sunt acestea definite în Regulament, precum și informațiile prevăzute în art. 13 și, respectiv, art. 14 din Regulament.
5.2. Drepturile persoanelor vizate sunt:
▪ dreptul de a solicita Asociației accesul la propriile date, rectificarea sau ștergerea aces- tora, precum și restricționarea prelucrării sau dreptul de a se opune prelucrării, precum și dreptul la portabilitatea datelor
▪ dreptul de a-și retrage oricând consimțământul, în ceea ce privește datele prelucrate pe baza consimțământului, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământu- lui înainte de retragerea acestuia
▪ dreptul de a depune o plângere în fața Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucră- rii Datelor cu Caracter Personal.
5.3. Furnizarea datelor cu caracter personal menționate în articolele de mai sus este obli- gatorie pentru participarea la activitățile și/sau competițiile organizate de Asociație. În cazul în care o persoană vizată refuză să îi fie prelucrate aceste date, nu va putea lua parte la respec- tiva competiție sau activitate.
5.4. Asociația va răspunde în termenul cel mai scurt, dar nu mai mult de 30 de zile, orică- rei solicitări venite din partea unei persoane vizate.
5.5. Pentru orice nelămurire, solicitare sau reclamație referitoare la colectarea și folosirea datelor cu caracter personal, orice beneficiar, aparținător al unui beneficiar, ori voluntar se poate adresa persoanei care îndeplinește atribuțiile de Responsabil cu protecția datelor, printr- un email, la adresa info@ateliere-protejate.org sau telefonic 021 33 23 330, 0726 933 753.
Art. 6. DISPOZIȚII FINALE
6.1. Prezenta politică se va publica pe site-ul Asociației spre a fi consultat de orice per- soană interesată.
6.2. Prezenta politică va fi adusă la cunoștința tuturor beneficiarilor, aparținătorilor, pre- cum și a oricăror voluntari, înainte de înscrierea în Asociație, sau de începere a oricărei activi- tăți (participare spontană sau parțială) sau competiții organizate de Asociatie. Orice persoană vizată va parcurge prezenta politică și va alege dacă dorește sau nu participarea în activitatea respectivă. În cazul în care va alege să participe, persoana vizată își va exprima acordul în scris, anterior prelucrării datelor. În cazul în care o persoană vizată are nelămuriri în ceea ce privește prezenta politică, aceasta va cere sprijinul persoanei care îndeplinește atribuțiile de Responsabil cu prelucrarea datelor.